新しい事務所で、実際に棚やパーテーションなどを設置したらどんな風になるのか、紙を床に配置してシミュレーションを行ってみた。
図面で計画するよりも、こうして作業してみることで気付くことは多い。「ただ歩く」のではなく「なんらかのモノを持って歩く」ことを考えると、通路の幅にはある程度の余裕が必要だ。机に欠かせない椅子だって、「引いて座る」ことを思えば、後ろにある程度の余裕も必要。そもそも、今の事務所から持って行くはずの冷蔵庫を置くスペースを全く考えていなかったのはどういうことなのか。夏の差し入れに嬉しいヒロタのシュークリームをおやつの時間まで我慢することができなくなってしまう。
事務所の移転に伴って、小切手帳や手形帳の書き換えも必要だ。登記の住所と表面住所が異なる場合、銀行に届け出る住所は表面住所で問題がなかっただろうか。税務署や労働基準監督署、社会保険事務所にも届けが必要で、その場合、すべては移転登記が完了してから手続きをするとして、さて、「移転したー」という役所への届けはいつ行えば良いのか。
新しい住所の名刺や封筒、案内状も作らなければならない。いまの事務所で不要になるものは処分しに行かなければならない。移転作業で疲れる身体にはやっぱりヒロタのシュークリームが必要で、どのタイミングで甘さを補給するか、その戦略だってちゃんと立てなければならないだろう。事務所移転における甘味戦略は実に重要だ。
「27日、正式に移転しました」
と、伝えていくために、平日夜間や週末も利用して、少しずつ仕分けと整理、移動を行っていくことにした。「この日」に何かを行うためには、そこから逆算したスケジュールを組んでいく必要がある。たとえば18日に新しい棚にＡという書類を収納するためには、17日までに移動用の段ボールに書類を整理された状態でいれておかなければならないし、17日の朝までには段ボールを用意しておく必要がある。こんな風に、一つの目的を達成するためには、ひとつひとつのアクションをいつ行うべきであるかということをちゃんと明示共有しておく必要があって、この移転プロジェクトを通じて、スケジュールの逆算の習慣が社内に根付けばいいなぁと考えている。
偉そうにふんぞり返って指示だけを出す上司のスケジュールには、「シュークリーム」の文字が目立っているということ。それは言わずもがなである。
